Bien? Et si elle pouvait être encore plus que bien? Si nous visions une gestion optimale? 

Il ne faut pas se leurrer, même si la qualité de vos produits et/ou services est un élément essentiel du succès de votre entreprise, vos employés en constituent un pilier fondamental. Et en période de pénurie de main-d’œuvre comme on le vit actuellement, maximiser le bien-être de votre personnel est primordial.

Relevant généralement du département des ressources humaines, l’équipe de l’administration du personnel est spécifiquement chargée de toutes les tâches administratives nécessaires à la gestion de vos employés. Son rôle inclut notamment la gestion des contrats de travail, de la rémunération, des congés et des absences. 

Survolons la gestion administrative actuelle de votre entreprise. 

Vos professionnels sont-ils à l’écoute?
Assurez-vous que l’équipe d’administration de votre personnel a le profil et les qualités recherchés pour assister adéquatement vos employés. Les membres de ce service doivent faire preuve de discrétion puisqu’ils ont accès à de nombreux renseignements personnels. Ils doivent également être disponibles et à l’écoute pour répondre aux questions et aux préoccupations des salariés en lien avec leurs conditions de travail. Le professionnalisme est de mise.

Respectez-vous les lois en vigueur?
La loi, c’est la loi! Le respect des règlements applicables au droit du travail est impératif. Pensez notamment à la gestion des congés fériés ou parentaux. Prévoyez également une vigie des changements législatifs en vigueur afin de demeurer à l’affût des nouvelles règles applicables et vous assurer de les appliquer.

Avez-vous une tenue de dossiers impeccable?
Les dossiers de vos employés devraient être centralisés au même endroit et leur contenu minutieusement organisé. La mise en place de standards clairement définis vous permettra de vous assurer d’une structure impeccable. Vous éviterez ainsi la perte de renseignements importants et souvent confidentiels. Prévoyez aussi des mesures de sécurité adéquates et éprouvées afin que la confidentialité des renseignements personnels soit rigoureusement respectée. Les accès doivent être limités aux bonnes personnes.

Êtes-vous doté d’un système accessible et interactif?
Votre processus doit être transparent pour vos employés. À cette fin, ces derniers devraient avoir accès facilement aux informations les concernant. Il est idéal d’avoir un système interactif offrant la possibilité aux membres de votre personnel de gérer eux-mêmes leur dossier, par exemple pour compléter et approuver les feuilles de temps ou pour la gestion et le suivi des absences. Vous gagnerez grandement en temps et en efficacité tout en minimisant le risque d’erreur.

Utilisez-vous un bon système informatique de gestion administrative?
Il s’agit d’un incontournable pour la mise en place d’un processus efficace. Plusieurs outils et logiciels sont d’ailleurs disponibles sur le marché. Prenez le temps de les magasiner et de les comparer avant procéder à un investissement. Il est parfois préférable de ne pas aller trop vite pour vous assurer faire un choix durable et évolutif. Un projet pilote pourrait d’ailleurs s’avérer une option intéressante. 

Et puis, si nous vous reposons la même question : comment se porte la gestion administrative de votre entreprise? La réponse est-elle la même? 

Vous voyez, il y a toujours place au progrès. Et dans le contexte actuel de manque de main-d’œuvre, la mise en place d’un processus de gestion administrative efficace, transparent et rigoureux fera toute la différence! 

Besoin d’un coup de pouce pour l’amélioration de votre processus et pour le choix des outils à implanter? Nos experts mettront tout en œuvre pour vous accompagner de façon efficace dans l’atteinte de vos objectifs.

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